各位ACCA學員肯定少不了寫英文郵件，更官方反應(yīng)問題、尋找工作、出國留學等等，但是很多人都說不該如何撰寫，也不知道該注意什么，特此整理了一篇較為正式的英文郵件技巧分享給大家：

1/連接詞的使用

快拋棄BTW吧，在一個郵件里說起另外一件事情，你可以用in addition to/additionally/furthermore

2/多使用被動語態(tài)

郵件或者正式的文件里，被動語態(tài)會顯得更專業(yè)。比如需要某樣東西，把I need xxx改成xxx is required.是不是看上去專業(yè)多了？

還有一個例子可以省掉主語，把句子結(jié)構(gòu)改成It is+動詞，比如It is proposed that/It is confirmed that…

3/多注意native speaker的用詞

注意用他們常用的同義詞替換你常用的。比如because of可以用due to替代;比如請別人核實問題的時候不要只會用check,clarify/verify/cross verify都非常好用;比如表示在某件事之前除了before你還可以用prior to;表示在某件事之后除了用after還可以用upon（當然用法有一些區(qū)別，舉例：Let's talk about this after you come back改成Let's talk about this upon your return）

類似的同義詞，如果用的時候不確定用法是否有區(qū)別，隨時查字典即可。

4/兩個投訴句式

There were some small issues which we probably need your attention to look upon.

Due to the discrepancies in xxx issue we need your attention to resolve the problem.

用在句首的：

帶到之前討論

Pertain to…（issue）

As communicated earlier…

回復晚了

Sorry for the delayed response…

很久沒聯(lián)系

Hope everything is well with you.

I hope this email finds you doing well.

句中：

請求對方做某件事

Please arrange…accordingly so we can proceed with…/move forward

Please follow up with…

更委婉的請求

If possible could you please…

I will have to bother you on…

和對方確認某件事

Could you please clarify…/give a clarification on…

Kindly please confirm on our proposed…（schedule/plan）

詢問進展

Do you have any updates on…

Have you got any response from…

通知對方某件事

Please be informed that…

Please kindly note that…

征詢對方意見

Please advise.

Please let me know your thought on this.

Please give your comments if any.

會議邀請

You are all invited to attend the meeting on…

Please check your calendar and let me know your preference/if there is any conflict.

結(jié)束：

…is attached here for your reference.

Thanks for your kind support.

Please let me know should you have any further questions.

Your prompt response on this will be highly appreciated.

下面的內(nèi)容適合正式往來的郵件。

To/Cc/Bcc行的使用（一般知識）

第一種用法：實際使用，To行填寫信的讀者，這些人你會以第二人稱稱呼，Cc行寫可能需要讀信的但是你不以第二人稱稱呼的那些人（也可能你會在信件末尾附上一小段和他們的話），Bcc行寫需要匿名讀信的人，絕對不在信件中以第二人稱提到這些人。

第二種用法：通常是代表組織或者當你是一個眾人項目的策劃人時使用，收件人一定是多人，但收件人以generic的方式被addressed。To行寫發(fā)件郵箱或者一個用于存檔的郵箱，Cc行空，原本的To/Cc行全部寫到Bcc行。以generic的方式稱呼（intended）收件人。此舉有兩個好處：收件人之間不需要互相透露電子郵件地址；收件人不會不小心使用reply all而打擾其他人。

Subject部分

一般是一個名詞性短語，例如Questions About…，一般這個內(nèi)容就是下面Body部分里面I am writing to…當你回郵件或者轉(zhuǎn)發(fā)郵件的時候，永遠使用RE:/Re:和FW:/Fw:，不要使用Reply:或者Forward:，因為有些電子郵件程序無法正確處理過長的這樣的標記，從而產(chǎn)生Reply:Re:Reply:Re:Questions About Your Return Policy這種東西?；剜]件的時候也不要修改Subject。更不能為了方便隨便找對方之前發(fā)過的郵件并回復來開始新的conversation。

Body部分

最好不使用任何contractions，例如don't=>do not,won't=>would not,I'm=>I am,he's=>he is/has,we're=>we are,o'clock=>換一種說法，也不要用of the clock。但是tag questions我認為可以除外（It is…，isn't it?可以接受或者用It is…，is it not?），但是tag questions也不常用。

信紙：不要使用任何信紙，除非是代表公司聯(lián)系客戶，此時的信紙由公司的策略決定，例如Chanel（GB）的信紙是。

字體顏色：通常是開始郵件的時候用黑色，回復郵件的時候用藍色或黑色，或者回復郵件的時候自動挑選一個上一封不同的顏色。

稱呼：我個人從來不用Dear（不過仍然是非常好的稱呼方式），分為幾種，最簡單的是

Hello XXX,

Hello there,

Hi XXX,

Hi there,

當收件人是無名氏時，使用Hello,/Hello there,/Hi,/Hi there,；

當收件人是多人時，使用Hello xxx,xxx and xxx,或Hi all,；

當收件人全都在bcc行時（這時一定是很多人的情況），使用Hello all,/Hi all,。

Hello比Hi正式一些。通常使用全名或者Mr/Ms/Mrs+姓。

開頭：開始一個conversation的時候一般用I am writing to…；

回信的時候開門見山就行了或者I am glad to hear from you；

回回信的時候用Thank you for your…reply.比如comprehensive/succinct/manifest/quick/prompt。

正文：和academic writing的感覺差不多其實，多用正式語，少用phrasal verbs，很多句式可以換成更書面的，這方面就靠積累咯。一定不要用俚語或Chinglish。Conditionals/subjunctive mood很重要，用錯容易造成誤解。

保持一致的語言（不要在英語和美語之間切換，事先確定對方用的語言，使用拼寫檢查和語法檢查）。

Dummy主語句、被動句很被接受，動詞的名詞形式很被接受。

強調(diào)：使用highlight（底色變化，通常是一種比較明亮的黃色）或加粗或FULL CAPTIALISATION，不要換字的顏色。

結(jié)尾：I am looking forward to hearing again from you soon./I am looking forward to your reply./Your prompt reply will be appreciated.等等。

署名：Regards,/Kind regards,/Best,/Thanks,等等，后面署全名或名+姓。

如果對不同的收件人有多條消息的話，可以分別來稱呼/開頭/正文/結(jié)尾，通常最重要的收件人、最長的一條在最前面。我還沒有寫過超過2條的，一般第二條是簡短的給Cc行的附加內(nèi)容。

簽名：簽名可以分成好幾個parts。如果使用格式豐富的郵件客戶端，相鄰parts之間加上橫線比較好，如果是純文本編輯的話用數(shù)個減號組成一行即可分割不同的parts。

我的簽名第一個part是一個J。

通常正式的往來中還需要包括個人基本信息和聯(lián)系方式，比如所屬單位、固定電話、手機、電子郵件地址、信件地址。這一般是最后一個part，除非我是用移動應(yīng)用發(fā)送的。

如果你的收件人全都在Bcc行，我一般會在第二個part提醒大家收件人都在Bcc行因此大家可能在To/Cc行看不到自己。

如果你從一個不容易檢查拼寫/語法，不容易增加復雜格式的客戶端發(fā)送郵件，通常在最后加上設(shè)備的名字或者程序的名字，例如Sent from Lumia 1520，或者Send from my phone，或者Sent from Windows Mail，這是表示你沒有機會完善拼寫/語法/格式。

附件：

在正文中提到你使用了附件，通常使用Please kindly refer to the attachment（s）。（漢語等價：“請參見附件。”不要用“見附件。”或者英語等價See the attachment（s）。）通常在正文合適的地方要列出附件的清單，包括文件名和對應(yīng)的內(nèi)容，使用項目列表/數(shù)字列表或者表格都可以。

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